Jelas, simple dan selektif

Sajikan laporan dan diskusi dalam sebuah format yang lebih jelas, simple dan selektif serta esensi nya memang ada. Berikan solusi-solusi masalah yang bisa muncul.
be well,
Dwika

How To Manage The Boss ? The Other Extraordinary – Part 2

Well kalau sebelumnya kita sudah tahu beberapa hal untuk bisa membuat Bos puas dengan pekerjaan kita dan kita bisa merasakan berarti dan berkontribusi secara optimal untuk perusahaan dimana kita bekerja, berarti kita sudah berhasil menjadi seorang bawahan yang baik. Tidak menjadi sebuah hal yang sulit untuk dilakukan untuk menjadi bawahan yang hebat, tapi memang benar, kita membutuhkan usaha yang ekstra kuat. Tidak ingin menjadi seorang karyawan yang biasa saja kan, berarti kita harus menunjukkan lebih dari yang Bos kita harapkan.
Beberapa hal yang diulas sebelumnya dan perlu untuk kita ingat kembali. Bos kita adalah orang yang super sibuk yang menghadapi masalah kompleks dan tidak seperti yang bawahan hadapi. Pastikan kita bisa mendapatkan komunikasi yang tepat dengan atasan kita di moment yang tepat pula. Kita tidak ada 1 % dari permasalahan dan persoalan yang harus dihadapi oleh Bos. Jadi untuk membuat Bos kita puas, ada beberapa hal lagi yang musti diperhatikan dan ada baiknya kita lakukan dalam kehidupan lingkungan kerja kita tiap harinya.
1. Informasi; Informasi bukanlah melulu tentang data dan data. Sebagai bawahan yang baik, kita sebaiknya (dan memang diharapkan) untuk bisa menyajikan sebuah wine, bukan menyajikan buaha anggurnya saja. Diharapkan untuk bisa menganalisa dan menyajikan summary lengkap dari hasil survey pasar atau kegiatan auditing. Kita bukanlah tukang pos yang bertugas untuk mengirimkan segepok data dan dokumen yang berisikan data-data yang ruwet, sajian statistik yang sangat mentah. Data yang terlalu banyak dan ruwet akan menimbulkan stress yang artinya akan mengakibatkan penolakan, penyangkalan dan ketololan pada diri kita. Berarti kita harus tampil selektif dalam mengurai data, memvisualisasikan dengan jelas dan bermakna, mengelompokkan data mana yang penting dan tidak penting, dan mengutarakan yang benar-benar esensial terhadap permasalahan. Implementasi yang bisa kita lakukan antara lain, jangan sekali-kali pernah membawakan kabar buruk saja ke Bos. Berikan juga apa kabar baiknya. Karena kabar buruk yang datang terus menerus dari kita akan berarti bahwa kitalah yang menjadi kabar buruk itu sendiri. Pastikan juga tidak akan ada informasi terlalu dini yang diketahui oleh Bos yang berasal dari orang lain. Cegah jangan sampai kata-kata ” Kata si A, ada masalah …..” atau ” Kenapa kamu tidak lapor kalau ….” keluar dari mulut si Bos. Ini bisa berarti kita menyembunyikan informasi yang seharunya dia ketahui, bersikap baiklah dan persiapkan bahwa apa yang menjadi info paling update adalah keluar dari laporan kita sebagai bawahannya.
2. Masalah; Jangan hanya bisa membawa masalah di hadapan Bos, bawa juga solusi-solusi yang mungkin muncul dari permasalahan tersebut. Seorang Boss yang baik biasanya menghindari 2 jenis sikap yang biasa dilakukan oleh para Bos yang buruk. Jenis pertama adalah Bos yang selalu mengatakan kepada bawahannya “Well, kamu melakukan pekerjaan kamu dengan sangat fantastis. U’re Great.” atau jenis kedua yang selalu mengatakan ” Ada masalah besar di sini, tapi jangang kuatir Saya akan memecahkannya ” Bahkan yang lebih parah lagi ada tipikal bos yang selalu berkata ” Ini ada permasalahan, kamu solusikan ” tanpa membawa suatu solusi apapun dihadapan kita. Alih-alih menghindari Bos-Bos yang buruk seperti itu, ada baiknya kita sebagai bawahan bisa membantu permasalahan yang ada. Ingat, permasalahan timbul karena biasanya terjadi sebuah gap, antara tujuan dengan hasil yang diperoleh. Nah kita sebagai bawahan bisa memberikan masukan kepada atasan mengenai kunci-kunci penyelesaian yang bisa diambil, mengenai waktu atau deadline yang mungkin muncul, alokasi sumber daya manusia atau biaya. Hal tersebut harus bisa kita definisikan dengan sangat jelas. Sehingga nantinya pun akan terjadi sebuah interaksi yang baik dan menghasilkan putusan yang akurat. Jadilah sejelas mungkin tentang apa yang kita perlukan daripada akhirnya kita nanti akan mendapatkan sebuah permasalahan dan hanya dilemparkan kepada Bos tanpa kita memberikan sebuah gambaran pendahuluan ?
3. Asumsi-Asumsi; Jangan berasumsi bahwa Bos mengetahui sama persis seperti apa yang kita ketahui. Asumsikan bahwa tapi Bos pasti akan mengerti tentang apa yang sedang kita hadapi. Jadi mari kita jelaskan dan edukasikan dengan baik apa yang sedang terjadi. Please, tolonglah Bos kita, kita adalah orang yang berada sepanjang waktu dengan tim dan yang mengerti isu yang ada di lapangan. Kita hidup di keseharian dengan data dan poin, tapi Bos kita tidak. Jadi Bos tidak mengetahui lebih dari apa yang kita tahu. Acapkali saat kita berhadapan dengan para Manajer, di saat mereka mengemukakan suatu penyelesaian masalah-masalah teknis atau operasional (mikro), mereka lebih sering berpijak pada apa yang mereka alami saat mereka menjadi junior staff, bukan berdasarkan apa yang terjadi saat ini. Hal ini tentunya sedikit menyulitkan posisi kita sebagai bawahan karena kadangkala opsi yang keluarpun tidak pas dengan keadaan lapangan. Nah, untuk itu kita memiliki beberapa pilihan yang baik supaya kita bisa lebih aman dan nyaman melaksanakan tugas kita. Keterlibatan dia untuk proses pengambilan putusan yang bersifat mikro itu karena memang dia memiliki kuasa yang lebih luas untuk berkoordinasi intern organisasi,so, alternatif pertama, Informasikanlah segala hal dengan bahasa yang benar-benar teknis, dan kita berharap bahwa jargon-jargon teknikal kita berhasil meng-KO dia dengan telak dan memaksa dia akhirnya menyetujui apa yang kita usulkan, tapi ingat ini bisa menimbulkan sebuah barrier alias penghalang dalam berkomunikasi dan ini akan membawa kita ke ketidakpercayaan bos tentang apa yang sedang kita bicarakan. Alternatif kedua, edukasilah Bos kita ini dengan sesuatu yang simple, yang mudah dimengerti dengan bahasa yang familiar. Berilah keterangan dengan gamabran atau artikel atau contoh nyata atau summary yang jelas dan membumi. Dengan begitu kita akan membuat Bos lebih memahami dan mengerti yang ujung-ujungnya adalah jalinan komunikasi yang mudah dan saling mengerti yang akan menciptakan sebuah diskusi menarik dan tepat pada sasaran.
Tiga hal di atas akan menambah wawasan kita sebagai bawahan menjadi semakin manis dan mengagumkan. Tidak ada salahnya untuk menjadi info gainer bagi Bos, karena memang kita yang mengerti apa yang sebemarnya terjadi di lapangan. Ingat pula bahwa informasi yang dibutuhkan oleh Bos kita bukan melulu hanya data, statistik dan angka. Sajikan laporan dan diskusi dalam sebuah format yang lebih jelas, simple dan selektif serta esensi nya memang ada. Dan sekali kita membawa masalah ke hadapan Bos, jadilah bawahan yang mengerti bagaimanan solusi-solusi yang bisa muncul. Sehingga tidak akan membuat Bos semakin pusing dan menderita.
People, lets do all the best that we can. Good Luck !