Data in Database

Reliability of Data in Database

**auditti.com 

Kehandalan data yang tersimpan di dalam database memiliki pengaruh yang besar bagi auditor untuk yakin dan percaya dalam menggunakan data tersebut sebagai dasar pelaksanaan audit, khususnya general / financial audit. Terkait dengan hal ini, pertanyaan yang mungkin muncul adalah “bagaimana mengukur tingkat kehandalan data yang tersimpan di dalam database ?” Tentu pengendalian input dan proses data di program aplikasi terkait adalah salah satu faktornya akan tetapi pemerikasaan terhadap pengendalian aplikasi seringkali membutuhkan waktu yang lama.

Cara yang lebih singkat adalah dengan melakukan pemeriksaan secara langsung terhadap data dan database. Berikut adalah beberapa faktor / variabel / parameter yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kehandalan data di dalam database.

1. Penggunaan Database Constraint (not null, unique, primary key, foreign key)
   Penggunaan Database (field dan table) Constraint secara signifikan akan menurunkan risiko ketidakhandalan data. Hal ini karena database akan menolak penyimpanan dan pengubahan data yang tidak sesuai dengan Database Constraint yang telah diatur pada saat pembuatan Table di dalam Database.
   Selain Database Constraint yang terdefinisi pada Table, pemeriksaan juga perlu dilakukan terhadap Database Log untuk mendapatkan informasi apakah Database Constraint pernah di-non aktif-kan atau diubah baik secara sementara maupun permanen.
   Semakin detail Database Constraint yang didefinisikan di Table dalam Database – semakin rendah pula risiko ketidakhandalan data yang disimpan di dalam Table tersebut.
   Semakin kecil frekuensi pe-non aktif-an atau pengubahan Database Constraint sejak pembuatan Table – semakin rendah pula risiko ketidakhandalan data yang tersimpan di dalam Table tersebut.
2. Kelengkapan Data
   Data di dalam Database yang handal adalah data yang lengkap, yaitu lengkap dalam arti :
   a. banyak record di dalam Database sama dengan banyak dokumen sumber
   b. urutan record di dalam Database sama dengan urutan dokumen sumber
   c. tidak memiliki field yang bernilai NULL (tidak bernilai)
   akan meningkatkan akurasi Laporan Keuangan yang dihasilkan program aplikasi keuangan.
   Semakin lengkap data yang tersimpan di dalam Database – semakin rendah pula risiko ketidakhandalan data yang tersimpan di dalam Database.
3. Kelengkapan Relasi Antar Data / Table
   Sebagian besar data program aplikasi keuangan yang tersimpan di dalam Database pada umumnya merupakan hasil dari sebuah rangakaian proses bisnis yang saling terkait antara yang satu dengan yang lain.
   Misal : jenis dan banyak barang yang dicatat dan diproses melalui modul  atau sub program PO (Purchase Order);
   harus sama dengan jenis dan banyak barang yang dicatat dan diproses pada modul atau sub program penerimaan barang (Receiving);
   juga harus sama dengan jenis dan banyak barang yang ditampilkan pada modul atau sub program pembayaran (AP);
   dengan demikian Table yang digunakan menyimpan data PO, Receiving dan AP dan data di dalamnya harus memiliki keterkaitan antara yang satu dengan yang lain. Keberadaan data di dalam 1 (satu) atau 2 (dua) Table tersebut yang tidak terkait dengan data di Table lainnya meningkatkan risiko ketidakhandalan data di dalam Database.
   Semakin lengkap relasi antar data yang tersimpan di dalam Table-Table yang terkait – semakin rendah pula risiko ketidakhandalan data yang tersimpan di dalam Database.
4. Keberadaan Nilai di Luar Range atau Tidak Logis
   Data tertentu di dalam Database harus memiliki sifat :
   a. memiliki nilai dalam range tertentu
   * tanggal di bulan april harus bernilai 1 s.d 30
   * discount harus bernilai 0% s.d 100%
   b. logis
   * tanggal lahir < tanggal pendaftaran
   * banyak barang yang dijual > 0
   Semakin sedikit data di dalam Database yang memiliki nilai yang Di Luar Range atau Tidak Logis – semakin rendah pula risiko ketidakhandalan data yang tersimpan di dalam Database.