Mengatur hal yang lebih penting

Dengan SOP semacam itu, tidak dapat disangkal bahwa sang manajer akhirnya memiliki waktu yang lebih banyak untuk mengatur hal-hal yang lebih penting karena dia tidak perlu membuang-buang waktu memberitahukan setiap langkah yang harus dikerjakan sang sekretaris.
be well,
Dwika

SOP Untuk Staf Anda

**blocknotinspire.blogspot.com

Saya heran melihat seorang manajer sukses yang sepertinya tidak pernah melupakan apa pun dan selalu terorganisir dengan baik, mulai dari jadwal-jadwalnya sampai pada hari ulang tahun kolega-kolega bisnisnya. Usut punya usut, kunci suksesnya ternyata terletak pada 120 butir Standard Operating Procedure (SOP) yang dia buat untuk sekretarisnya. Kedengarannya memang sangat berlebihan. Bagaimana mungkin seorang sekretaris harus mempelajari dan melakukan 120 butir SOP? Bisa-bisa, sekretaris itu tidak akan betah bekerja untuknya. Namun dalam kenyataannya, si sekretaris malahan betah dan merasa nyaman.

SOP, Standard Operating Procedure, memang tidak melulu identik dengan sesuatu yang menjenuhkan dan membatasi langkah-langkah seseorang. Jika diterapkan dalam konteks yang benar, SOP dapat membuat pekerjaan menjadi lebih efektif, seperti pekerjaan sektretaris di atas. Sekretaris itu sudah tahu benar apa-apa saja yang harus dilakukan sehubungan dengan setiap kegiatan sang manajer, mulai dari ke luar kota, sampai kapan dan di mana bertemu dengan klien.

Perjalanan keluar kota misalnya. Dalam SOP "Perjalanan Ke luar Kota" yang dipegang sekretaris, tertulis beberapa langkah yang harus dilakukan jika manajer ke luar kota. Pertama-tama dia harus mem-booking pesawat satu minggu sebelum perjalanan. Kedua, dia harus memberikan nomor booking pesawat kepada si manajer. Ketiga, ketika sang sekretaris mem-booking pesawat, dia harus memastikan bahwa sang manajer mendapat tempat duduk di gang (aisle). Jika tempat duduk di gang sudah penuh, dia harus menunjukkan kartu atau nomor keanggotaan Frequent Flyer (kartu yang diberikan kepada mereka yang sering menggunakan jasa perusahaan penerbangan tertentu) penerbangan yang bersangkutan. Keempat, tiket harus duah diberikan kepada sang manajer tiga hari sebelum perjalanan.

Kelima, sang sekretaris harus menuliskan siapa-siapa yang akan menjemput sang manajer di tempat tujuanm termasuk nama, jabatan, nomor telepon kantor, nomor telepon genggam orang yang bersangkutan. Keenam, dia harus memberitahukan sang manajer mengenai agenda acara di tempat tujuan--siapa yang akan ditemui dan waktu pertemuan. Ketujuh, sang manajer harus tahu di hotel mana dia akan tinggal. Untuk hal yang satu ini, si manajer memiliki preferensi tersendiri. Jika dia harus menemui orang di tengah kota, dia lebih suka tinggal di Hotel Hilton atau Mandarin. Namun, semuanya tergantung dari jam penerbangan keesokan harinya, Jika dia harus berangkat pagi-pagi benar ke bandara, dia lebih suka untuk tinggal di hotel yang dekat dengan bandara.

SOP yang merinci tugas per tugas beserta segala kemungkinannya sedetail itu dipegang oleh sang sekretaris untuk berbagai aktivitas si manajer. Dengan SOP semacam itu, tidak dapat disangkal bahwa sang manajer akhirnya memiliki waktu yang lebih banyak untuk mengatur hal-hal yang lebih penting karena dia tidak perlu membuang-buang waktu memberitahukan setiap langkah yang harus dikerjakan sang sekretaris.

Bagi klien atau kolega-kolega bisnisnya sendiri, mereka jelas akan merasa sangat diperhatikan karena sang sekretaris pastilah tidak lupa mengirim bunga atau kartun, misalnya pda saat mereka ulang tahun, dan tetap menjaga hubungan baik karena lengkapnya informasi serta SOP yang dimilikinya. SOP jelas membuat setiap pekerjaan menjadi mudah dan efektif.

Oleh : James Gwee