be well,
Dwika
DELEGASI, BUKAN LEMPAR KERJAAN
Pak Dio Martin,
Saya seorang supervisor yang punya sedikit masalah dengan anak buah saya. Sebelumnya saya selalu bekerja sendiri. Tetapi, di akhir tahun lalu, saya diberi dua staf untuk membantu. Tetapi, kadang saya merasa sulit mengurus mereka. Setiap kali didelegasikan pekerjaan, hasilnya tidak memuaskan sehingga banyak yang kemudian saya kerjakan sendiri. Mereka kelihatan tidak punya motivasi melakukan apa yang saya pikir penting. Bagaimana saya bisa delegasikan dengan baik supaya mereka lebih termotivasi. Padahal, itu kan syarat kalau mereka mau naik dipromosikan. Lantas, kapan saya tahu, jika kemampuan mereka sebenarnya tidak cocok?
Machmud, Padang
Jawaban:
Salam Antusias rekan Machmud,
Ketika anak buah kita tidak bisa menghasilkan pekerjaan yang kita harapkan, masalahnya tidaklah selalu terkait dengan motivasi. Bisa jadi, ada banyak faktor yang menyebabkan mengapa anak buah kita tidak perform seperti harapan kita. Salah satunya terletak pada bagaimana cara kita mendelegasikan pekerjaan. Jangan-jangan, tanpa sadar, yang kita lakukan bukanlah mendelegasikan pekerjaan tetapi melempar pekerjaan.
Ada dua tujuan utama dalam mendelegasikan pekerjaan yang tepat. Pertama, pendelegasian akan meringankan beban Anda, sehingga Andapun bisa berfokus pada hal-hal yang lebih strategis (jadi bukan supaya Anda lebih santai). Kedua, pendelegasian ini haruslah membuat seorang anak buah bertumbuh.
Seorang pembaca pernah mensharing pengalaman dimana atasannya seringkali menggunakan kata ‘mendelegasikan’, tetapi bawahannya merasa dikerjain oleh karena setiap hari Sabtu, atasannya ini senang main golf. Jadi, tugas di hari Sabtu selalu diserahkan kepada mereka sehingga anak buahnya lebih merasa dilempar pekerjaan daripada dikembangkan (Padahal, bilangnya sih ‘mendelegasikan kerjaan’)
Ada sebuah kisah berbeda dari seorang rekan saya yang bekerja di Jepang. Satu hal yang membuatnya sangat terkesan dengan atasannya adalah ketika atasannya mendorong ia melakukan pekerjaannya sambil berkata, “Ambil risikonya, kalau salah sayalah yang akan bertanggung jawab”. Dengan cara demikianlah, ia merasa ia banyak belajar dan berkembang. Keyataannya, banyak atasan mendelegasikan pekerjaan pada bawahannya, tetapi ketika kesalahan terjadi, yang dipersalahkan adalah anak buahnya. Padahal, seharusnya sebelum mendelegasikan sesuatu, harusnya di pimpinan ini sudah melatih, mempertimbangkan dan mempercayai. Kalaupun terjadi kesalahan pada diri si anak buahnya yang melakukan, maka si pimpinan perlu mengkoreksi diri apakah ia tidak turut bersalah dalam mendelegasikan pekerjaannya. Seperti dikatakan oleh John Reh, seorang praktisi management dan penulis, “Kita mendelegasikan wewenang tetapi bukan tanggung jawab”. Karena itu, ketika mendelegasikan, menjadi tanggung jawab buat kita untuk meyakinkan apa yang dilakukan oleh anak buah kita betul-betul berhasil.
Bagaimana proses membuat pendelegasian bisa lebih sukses? Bayangkanlah situasinya sama seperti kalau Anda adalah seorang arsitek dan anak buah Anda adalah orang yang diminta untuk membangun rumah. Hal pertama-tama tentunya adalah Anda harus membagikan kepada mereka gambaran besar (big picture) dari apa yang Anda inginkan. Misalkan, kalau Anda menginginkan sebuah rumah, Anda pun perlu menjelaskan mau menginginkan rumah gaya minimalis, gaya klasik atau gaya adat tertentu? Hal ini penting karena akan menyangkut soal persepsi hasil akhir. Ini harus sama!
Berikutnya, mulailah Anda menggambarkan lebih detil hal-hal apa saja yangAnda ingin dikerjakan. Apa saja yang harus diperhatikan. Termasuk dalam hal ini adalah ukuran-ukuran apa yang Anda harapkan. Hal ini sama seperti pekerjaan yang Anda harapkan dari anak buah Anda. Apakah ukurannya dan apa target lebih detil yang Anda harapkan dari mereka? Komunikasikan!
Selanjutnya pula, berikan wewenang kepada mereka untuk melakukan pekerjaan mereka. Sebagai pimpinan jangan sampai Anda terlalu ‘micro manage’ (sampai terlalu detil) sehingga kesannya adalah Anda tidak percaya mereka. Tentu saja Anda tidak perlu mencampuri sampai berapa batu dan pasir harus dicampur. Biarkan anak buah Anda mengerjakan tugas mereka, selama Anda masih bisa mengendalikan hasilnya. Konsultasikan!
Lantas, secara berkala penting pula bagi Anda untuk mengawasi dan memonitor serta membicarakan perkembangan kerja mereka. Jangan hanya ditinggal lantas Anda hanya menagih hasilnya. Monitoring kerja, bisa berarti Anda peduli dan bisa menjadi kesempatan Anda untuk mengkoreksi hal-hal yang perlu dibereskan. Awasi berkala!
Akhirnya, saat mereka berhasil dalam pekerjaan mereka, maka pantaslah Anda memberikan reward dan penghargaan bagi mereka. Penghargaan ini dimulai dari ucapan terima kasih hingga bonus yang bisa Anda lakukan dalam tanggung jawab Anda.
Mantan Presiden AS, Ronald Reagan yang sangat dicintai dalam masa kepemimpinannya yang sukses mengatakan suatu kalimat yang menarik soal pengembangan staff-nya. Dalam salah satu wawancaranya, ia mengatakan, “Kelilingi dirimu dengan orang yang bagus. Delegasikan wewenang kepada mereka. Jangan mencampuri apa yang mereka lakukan. Dan kamu mungkin akan terheran-heran apa yang mampu mereka kerjakan!” Tapi, lanjutnya lagi, “Jangan hanya mau lepas tangan dari kerjaan yang tidak menyenangkan. Mereka akan tahu, kapan didelegasikan dan kapan Anda hanya menjadikan mereka jongos saja”. Yang jelas, beda antara pekerjaan yang didelegasikan dengan baik dan tidak adalah, tatkala pekerjaan yang didelegasikan orang akan mengerjakan dengan ‘bangga’, sementara yang dilemparkan akan membuat orang ‘sengsara’.
Akhirnya, jikalau Anda sudah mampu mendelegasikan pekerjaan Anda dengan baik dan ternyata mereka pun masih belum mampu melakukan, bisa saja kemampuan mereka lah yang terbatas. Saat itulah, Anda mulai harus pikirkan apakah Anda punya orang yang tepat atau tidak.
No comments:
Post a Comment