Dipertimbangkan Saat Berencana Outsourcing

Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Saat Berencana Melakukan Outsourcing

January 18, 2008 blimadeari Leave a comment

Pada era sekarang ini, banyak organisasi melakukan outsoucing pada sebagian proses layanan yang mereka berikan. Hal ini dilakukan untuk lebih mengoptimalkan organisasi pada fokus bisnis mereka sehingga nantinya dapat lebih meningkatkan efisiensi dan juga pengurangan biaya. Namun tidak semua organisasi dapat memperoleh manfaat yang optimal pada praktek outsource mereka. Ada banyak factor yang menyebabkannya, antara lain:

• Pemilihan vendor yang tidak tepat
• Ketiadaan SLA antar klien dan vendor
• Dsb.

Untuk dapat menjamin berhasilnya sebuah outsourcing, ada 6 point penting yang perlu diperhatikan, yaitu:
Pemilihan Vendor
Proses pemilihan vendor untuk penyedia jasa operasi ousource/onshore/offshore perlu dilakukan dalam proses yang terdokumentasi dengan baik sehingga rencana outsource dapat dilakukan pemeriksaan ulang dan dilakukan update, diaudit atau sebagai bahan pembelajaran untuk jenis task yang sejenis kedepannya. Secara spesifik, selain factor kuantitatif seperti lama pengalaman dari vendor atau jumlah klien yang pernah mereka layani hal berikut perlu juga dipertimbangkan:

• Hasil benchmark terhadap kualitas yang dihasilkan vendor
• Apakah vendor mengikuti standar coding yang standar
• Kesadaran terhadap praktek IT Governance, pengendalian internal dan alur proses yang terdokumentasi dengan baik.
• Kualifikasi, skill khusus dan pengetahuan yang diperlukan terhadap proyek yang terkait.

Kerahasiaan Data
Seiring dengan peningkatan kesadaran terhadap corporate governance, kerahasiaan data adalah perhatian utama yang dihadapi organisasi dalam melakukan outsource. Beberapa risiko memerlukan pertimbangan yang komplek ketika menentukan kontrak mulai dari hukum sehubungan dengan kerahasiaan data sampai prosedur keamanan data perusahaan vendor. Hal ini akan menjadi lebih komplek jika outsource melibatkan vendor asing (offshore).Risiko tersebut dapat dibatasi dengan memasukkan pernyataan yang tepat dalam kontrak dan SLA. Jika organisasi sudah memiliki sebuah kebijakan klasifikasi data, maka akan menjadi mudah dalam menetapkan tingkat kerahasiaan dan keamanan pada berbagai tipe data (seperti data karyawan atau pelanggan).
Turnover Karyawan
Turnover (perpindahan) karyawan pada vendor juga harus diperhatikan. Meskipun perpindahan karyawan yang tinggi tidak berarti ketidakefisienan dan ketidakberesan dalam organisasi vendor. Pada beberapa tingkat, perpindahan karyawan adalah menandakan industry yang sehat dan kompetitif. Namun tingkat perpindahan yang kronis dapat mengindikasikan masalah yang lebih besar yang nantinya dapat menjadi masalah perusahaan klien jika diabaikan. Perbandingan terhadap tingkat perpindahan karyawan pada industry sejenis adalah panduan terbaik dalam menentukan sebagaimana tingkat turnover yang masih dapat diterima.
Risiko yang bersifat geographical/country specific
Outsourcing pada saat sekarang ini melibatkan industry antar Negara dan tidak terbatas pada Negara tertentu. Sebutkan beberapa nama, Negara seperti Chili, Brazil dan Polandia sampai India, China dan Pakistan adalah Negara yang terdepan dalam industry offshore. Selain hambatan bahasa, kultur yang berbeda, hari libur nasional dan local dan juga kadang-kadang penutupan bisnis yang dilakukan oleh anggota partai politik. Kejadian tersebut mungkin tidak terdengar pernah terjadi di beberapa Negara namun adalah hal yang banyak terjadi di Negara lainnya. Kebanyakan organisai vendor sudah mempersiapkan diri untuk menghadapi kejadian tersebut dan dapat memberikan layanan bisnis yang tidak terganggu. Namun organisasi client harus sadar sebelumnya sehingga mereka tahu apa yang mereka hadapi jika berhubungan dengan organisasi dari area geografis/Negara berbeda.
Pertimbangan Keamanan
Selain pertimbangan masalah keamanan fisik, factor lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

• Apakah sudah disediakan ruang operasi tertentu untuk masing-masing klien?
• Apakah masing-masing organisasi klien memiliki karyawan yang memang disediakan khusus untuk menangani transaksinya? Pada beberapa kasus, ketika vendor melayani perusahaan klien lebih dari satu dengan industry sejenis, pemisahan tersebut akan diperlukan. Hal ini untuk menjaga kerahasiaan dan tingkat keyakinan akan layanan yang akan diberikan.
• Apakah tingkat pemisahan tugas pada klien juga diikuti oleh vendor? Sehingga kebijakan keamanan transakisi juga terjaga pada layanan yang di outsorce.
• Apakah ada jalur yang aman untuk proses scanning, pengiriman dan penerimaan informasi? Pertimbangan biaya infrastruktur yang detil dan pertimbangan waktu perlu diperhatikan ketika melakukan business case untuk outsourcing.

Untuk bisnis dengan ketergantungan akan kerahasiaan data (misalkan perbankan), maka pertimbangan keamanan akan menjadi hal yang paling penting untuk diperhatikan sebelum melakukan outsource. Hal ini diantaranya menyangkut:

• Jaminan kerahasiaan data, vendor harus memberikan jaminan bahwa secara organisasi maupun personil tidak akan menyebarkan data klien.
• Jaminan ketersediaan layanan, vendor harus memberikan jaminan bahwa layanan klien akan selalu terjaga.

SLA (Service Level Agreement)
SLA merupakan kunci utama untuk mengikat vendor agar selalu bekerja secara optimal. Beberapa factor yang perlu dipertimbangkan ketika melakukan perencanaan beberapa indicator kinerja pada SLA antara lain:

• Untuk kasus pemeliharaan fungsi IT adalah turnaoround time untuk menyelesaikan masalah. Hal ini penting ketika berhubungan denan aplikasi yang terkait dengan customer.
• Downtime pada beberapa titik ambang tertentu pada aplikasi yang berbeda
• Frekuensi dan kelengkapan pelaporan

[Writen by: I Made Ari Jaya N]
Referensi:
Tejus Trivedi, CISA, CA