Menggali potensi bawahan

DELEGASI

by bizresult bizresult.wordpress.com

Apakah kita telah berhasil menggali potensi bawahan kita sepenuhnya?

Apakah anda merasa selalu disibukkan oleh tugas-tugas rutin yang mengalihkan anda dari tugas-tugas yang lebih penting? Apakah sulit rasanya bagi anda untuk melepaskah tugas-tugas yang anda anggap menjemukan walaupun anda pikir itu perlu?

Bila jawaban anda adalah ya, maka kini saatnya anda menganalisa keterampilan delegasi anda. Seringkali para pemimpin yang pada awalnya memiliki sedikit bawahan terjebak dengan mengerjakan segala sesuatunya sendiri. Pada awal mulanya hal ini biasa saja dilakukan dan ini juga merupakan cara yang efektif bagi anda untuk membiasakan diri dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Namun demikian, banyak tuntutan pekerjaan yang ada dapat menjauhkan anda dari tugas-tugas dan peluang yang sebenarnya penting untuk anda kerjakan.

Sebenarnya, delegasi bermanfaat untuk beberapa alasan:

• Ketika orang telah belajar bekerja bersama anda mereka bisa diberikan tanggung-jawab untuk pekerjaan dimana anda tidak punya waktu untuk mengerjakannya.
• Anda bisa mengembangkan orang untuk melihat tugas-tugas rutin yang tidak efektif secara biaya bila anda sendiri yang melakukannya.
• Delegasi ini mengalihkan pekerjaan pada orang yang lebih terampil melakukannya daripada anda, dan ini akan menghemat waktu.
• Peralihan tanggung-jawab akan mengembangkan staf anda, dan dapat meningkatkan kenikmatan mereka akan pekerjaan mereka.

Belajar melakukan delegasi adalah salah satu kunci dalam meningkatkan keterampilan kepemimpinan anda. Jika anda terlalu sibuk dengan detil, bagaimana anda bisa membawa bawahan anda pada keberhasilan?

Delegasi yang efektif adalah perangkat yang efektif namun ada juga mereka yang enggan melakukannya. Hal ini mungkin disebabkan oleh keawaman akan delegasi khususnya bagi pemimpin pemula, keengganan untuk melepaskan tugas yang selama ini dinikmati, atau ketaatan pada paham “Jika ingin sesuatu dilakukan dengan baik, lakukan sendiri.”

Bagaimana Melakukan Delegasi

Beberapa langkah berikut ini bisa membantu anda melakukan delegasi:

• Putuskan apa yang akan didelegasikan
  Satu cara untuk memilih tugas yang akan didelegasikan adalah dengan membuat daftar tentang tugas yang akan lebih efektif jika dilakukan orang yang lebih terampil atau lebih efisien. Anda juga bisa mengunakan activity log anda sebagai dasar keputusan yang anda buat; log ini akan menunjukkan seberapa besar waktu yang anda habiskan untuk pekerjaan yang bernilai tambah kecil bagi anda.
• Pilih orang yang mampu dan bersedia melakukan pekerjaan tersebut.
  Seberapa jauh anda bisa melakukan delegasi akan bergantung pada kemampuan, pengalaman, dan kehandalan para pembantu anda. Orang yang baik akan mampu menjalankan tugas tanpa intervensi berarti dari anda. Mereka yang kurang pengalaman atau kurang handal akan membutuhkan pengawasan lebih dekat untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan standar yang diharapkan. Namun apabilan anda melakukan coaching, mendorong, dan melatih mereka anda dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam menjalankan tugas – tugas yang semakin besar dengan pengawasan semakin minimal.

mulai proses ini dengan menyesuaikan tugas anda dengan karyawan yang mungkin akan mampu menanganinya. Sebuah table sederhana bisa membantu anda membuat keputusan.

Karyawan	Tugas Saat ini	Kekuatan	Kelemahan	Tugas yang mungkin di delegasikan
Budi Fulani	Customer Service termasuk di dalamnya menerima telepon masuk dan melakukan tindak lanjut.	Terampil berhubungan dengan orang, keterampilan komunikasi yang baik.	Mengabaikan detil, jarang bertanya	Sales contacts, menangani hubungan pelanggan, melakukan survey pelanggan

• Delegasikan tugas yang utuh
  Akan lebih memuaskan jika bekerja dalam satu tugas yang utuh dibandingkan dengan beberapa bagian pekerjaan. Bila anda akan mendelegasikan tugas yang utuh maka besar kemungkinan anda akan mendapatkan hasil yang lebih sesuai dengan harapan.
• Jelaskan kenapa tugas itu harus dilakukan, dan hasil apa yang diharapkan.
  Ketika mendelegasikan suatu tugas, jelaskan bagaimana tugas itu membantu keseluruhan hasil yang anda ingin capai. Pastikan bahwa anda secara efektif mengkomunikasikan:
  
  • Hasil yang dibutuhkan
  • Nilai penting dari tugas itu.
  • Batasan-batasan yang ada dalam menjalankan tugas.
  • Tenggat waktu penyelesaian.
  • Waktu pelaporan dimana anda ingin mengetahui kemajuan proyek yang dilakukan
• Lepaskanlah
  Ketika anda telah memutuskan untuk mendelegasikan tugas, biarkan bawahan anda segera melakukannya. Lakukan evaluasi pada saat-saat yang disepakati bersama, tetapi jangan terus menerusi mengawasi apa yang mereka lakukan. Akuilah bahwa ada beberapa cara dalam melakukan satu tugas dan salah satu cara terbaik untuk mempelajari sesuatu adalah dengan belajar dari kesalahan. Pahamilah kesalahan yang tidak disebabkan oleh kemalasan, dan yang menjadi pelajaran berharga. Anda musti memaklumi kesalahan yang yang mungkin akan dilakukan bawahan anda saat mereka baru mempelajari suatu tugas, dan bila anda bisa menciptakan suasana yang mendukung pembelajaran dari kesalahan maka proses peralihan pekerjaan akan menjadi semakin mudah.
• Memberi bantuan dan melakukan coaching jika diperlukan. 
  Penting bagi anda untuk memberikan dukungan pada bawahan ketika mereka menghadapi kesulitan, tetapi jangan lakukan pekerjaan mereka. Jika anda melakukannya maka mereka tidak akan mengembangkan kepercayaan diri akan kemampuan mereka melakukan tugas.
• Terima hanya tugas yang telah diselesaikan 
  Anda melakukan delegasi untuk meringankan beban pekerjaan yang tidak perlu anda tanggung. Jika anda menerima pekerjaan yang setengah jadi anda tidak akan memberikan pengalaman penyelesaian pekerjaan bagi bawahan anda.
• Berikan penghargaan atas tugas yang dilaksanakan dengan baik. 
  Pengakuan publik akan memperkuat kenikmatan keberhasilan bagi pelaksana tugas dan menjadi standar kinerja bagi bawahan yang lain.

Mengapa Orang Gagal melakukan Delegasi?

Walaupun ada banyak manfaat dari delegasi, pada kenyataannya banyak pemimpin yang tidak melakukannya,

Hal ini terjadi karena beberapa alasan:

• Waktu yang kurang tersedia 
  Delegasi membutuhkan waktu yang cukup. Di tahapan awal peralihan tugas, anda perlu menyediakan waktu dalam melatih bawahan menjalankan tugas barunya. Pekerjaan yang dilakukan juga mungkin membutuhkan waktu yang lebih lama ketika di delegasikan, ketika coaching dan pengawasan dilakukan. Pada waktunya, dengan orang yang tepat, anda akan melihat bahwa waktu yang dibutuhkan akan semakin sedikit seiring dengan hasil yang diperoleh.
• Perfeksionisme – takut membuat kesalahan. 
  Seperti halnya anda perlu mengembangkan orang dengan cepat tanpa banyak melibatkan diri dalam pekerjaan, anda juga perlu memberikan ruang untuk kesalahan yang terjadi, dan membantu bawahan memperbaikinya. Kebanyakan orang, seiring dengan berjalannya waktu akan belajar untuk melakukan pekerjaan dengan tepat.
• Menikmati “turun tangan sendiri”
  Dengan melakukan pekerjaan itu sendiri anda mungkin akan menyelesaikannya secara efektif. Jika bawahan anda selama ini tidak banyak bekerja ketika anda melakukan ini, maka departemen anda akan menjadi tidak efisien. Ingatlah bahwa biaya waktu anda dan biaya departemen yang harus dikeluarkan ketika anda melakukan sendiri pekerjaan itu.
• Takut melepaskan kewenangan 
  Kapanpun anda melakukan delegasi, anda melepaskan beberapa elemen kewenangan (namun bukan tanggung-jawab). Hal ini tidak bisa dihindari, dengan delegasi yang efektif, anda akan mendapatkan waktu yang berharga untuk melakukan pekerjaan anda dengan baik.
• Ketakutan akan menjadi tidak terlihat 
  Pada saat departemen anda berjalan dengan lancar dengan semua pekerjaan rutin didelegasikan, mungkin tampaknya anda tidak banyak melakukan apa-apa. Sekarang anda memiliki waktu untuk berpikir dan berencana memperbaiki operasional departemen ( dan merencanakan karir anda selanjutnya.)
• Keyakinan bahwa bawahan anda tidak siap
  Orang yang mampu sering tidak bekerja sebaik potensi mereka ketika mereka mengalami kejenuhan. Delegasi seringkali memunculkan potensi terbaik mereka. Bawahan yang tidak begitu baik tidak akan efektif kecuali anda telah menyediakan waktu untuk mengembangkan mereka. Bahkan orang yang kurang kompeten bisa menjadi lebih efektif ketika mereka memahami kemampuan mereka sebenarnya. Orang yang tidak bisa diandalkan untuk didelegasikan adalah mereka yang pandangan tentang kemampuannya terlalu dibesar-besarkan sehingga mereka tidak bisa diajak bekerja sama.

Apa yang sebaiknya tidak di delegasikan?

Pada saat anda sebaiknya melakukan delegasi tugas sebanyak mungkin yang tidak efektif biayanya bila anda melakukannya sendiri, pastikan bahwa anda tidak mendelegasikan kendali atas tim yang anda pimpin. Ingatlah bahwa anda menanggung tanggung-jawab terpenting bagi kesuksesan atau kegagalan apa yang ingin anda capai.

Delegasi yang efektif melibatkan keseimbangan antara kendali pekerjaan yang efektif dan membiarkan bawahan melakukan pekerjaan sesuai dengan cara mereka.

Kesimpulan.

Pemimpin mendelegasikan tugas tidak hanya untuk melepaskan beban kerja mereka, tetapi untuk memungkinkan bawahan yang mereka awasi untuk berkembang secara professional. Delegasi yang efektif adalah sebuah diskusi dan pemahaman dua arah. Jelaskan dengan baik tugas yang akan didelegasikan, berikan bawahan kesempatan untuk bertanya, memonitor kemajuan, dan menawarkan bantuan jika dibutuhkan. Gunakan delegasi yang efektif bagi anda sendiri dan orang yang ingin anda delegasikan.

Delegasi wewenang yang berhasil membutuhkan waktu dan energi yang cukup, namun semua itu akan membantu karyawan melibatkan diri dan pemberdayaan karyawan. Waktu yang digunakan itu akan bermanfaat dalam membantu karyawan berhasil, berkembang, dan memenuhi harapan anda. Anda akan membangun kepercayaan diri karyawan dan orang yang merasa sukses biasanya akan sukses.

Tambahan:

Model Pelibatan Karyawan

Bagi orang dan organisasi yang menginginkan sebuah model untuk diterapkan dalam melibatkan karyawan, salah satu model terbaik adalah yang dikembangkan oleh Tannenbaum dan Schmidt (1958)

Model memberikan garis kontinum tentang kepemimpinan dan keterlibatan yang termasuk di dalamnya peran yang meningkat bagi karyawan dan peran yang menurun dari atasan dalam pengambilan keputusan. Kontinum ini termasuk di dalamnya beberapa kemajuan.

• Menyuruh: Atasan membuat keputusan dan mengumumkannya pada staff. Atasan memberikan arahan yang lengkap. Menyuruh berguna ketika atasan mengkomunikasikan isu-isu keselamatan, aturan pemerintah dan pada keputusan yang tidak membutuhkan atau meminta masukan karyawan.
• Meyakinkan: Atasan membuat keputusan dan mencoba mendapatkan komitmen dari staf dengan “menjual” aspek positif dari keputusan. Menjual berguna ketika komitmen karyawan dibutuhkan, tetapi keputusan itu tidak meminta pengaruh karyawan.
• Berkonsultasi: Atasan meminta masukan atas sebuah keputusan sambil menjaga kewenangan untuk mengambil keputusan akhir. Kunci dari konsultasi yang berhasil adalah untuk menginformasikan pada karyawan, di awal diskusi bahwa masukan mereka dibutuhkan, akan tetapi atasan tetap akan mengambil keputusan terakhir.
• Bergabung: Atasan meminta bawahan mengambil keputusan bersama-sama dengan atasan. Atasan menganggap suara bawahan setara dengannya dalam proses pengambilan keputusan. Kunci dari keberhasilan adalah ketika atasan mampu membangun konsensus atas sebuah keputusan dan bersedia menyetarakan pengaruhnya dengan orang lain yang memberikan masukan.

• Mendelegasikan: Atasan mengalihkan keputusan pada pihak lain. Kunci keberhasilan terletak pada lingkaran umpan balik yang terbangun dan garis waktu dalam proses tersebut. Atasan juga perlu berbagi “gambaran yang dibayangkan sebelumnya” atas hasil yang diharapkan.