Unit Quality Assurance

Pembentukan pembentukan Unit Quality Assurance sangat penting, yaitu untuk memastikan bahwa kualitas, kepatuhan dan kontrol tidak terganggu dalam pelaksanaan pekerjaan day to day. sangat penting, yaitu untuk memastikan bahwa kualitas, kepatuhan dan kontrol tidak terganggu dalam pelaksanaan pekerjaan day to day.
be well,
Dwika - Managing Consultant

Quality Assurance Dalam Perbankan Oleh : Fadjar Ari Dewanto

(Vibizmanagement - Quality) - Masalah Quality biasanya lebih jelas terlihat dalam industri-industri barang / produk real. Tetapi dalam industri jasa seperti perbankan Quality tidak terlalu terukur.  Dalam industri barang, proses quality kontrol sangat konsisten dilakukan dalam usaha memproduksi barang-barang dengan kualitas terbaik. Hal ini mungkin sulit kita temukan di industri jasa seperti perbankan.  Tapi jangan salah sebetulnya perbankan  juga cukup concern di dalam hal maintain Quality ini. Di dalam bank-bank besar  bagian yang berfungsi untuk melakukan maintain Quality ini disebut Quality Assurance (QA Departemen). Karena berada di bawah divisi Consumer  Banking maka unit ini disebut sebagai Consumer Banking Quality Assurance (CBQA). Dimana CBQA bertanggung jawab untuk memastikan semua kegiatan dilaksanakan dengan baik, benar dan efektif dan mensupport pihak bisnis. Lingkup tanggung jawab Quality Assurance (QA) adalah melakukan pemantauan dan  evaluasi pekerjaan yang dilakukan secara sistematis terhadap  berbagai  aspek layanan, proyek atau fasilitas untuk memaksimalkan kemungkinan bahwa standar minimum kualitas sedang dicapai oleh suatu proses produksi.  Tapi hati-hati, perlu diketahui bersama bahwa QA tidak dapat benar-benar menjamin produksi produk berkualitas. Dua prinsip yang termasuk dalam Quality Assurance Unit  adalah  Fit for purpose dan Right first time.  Fit for purpose adalah produk atau proses harus sesuai untuk tujuan yang dimaksudkan, sedangkan Right first time adalah kesalahan harus dihilangkan mulai dari proses pertama dilakukan, yaitu termasuk pengaturan kualitas bahan baku, bahan rakitan, produk dan komponen, jasa yang berkaitan dengan produksi, dan proses manajemen, produksi dan inspeksi. Menurut saya prinsip-prinsip ini kalau benar-benar diterapkan dalam satu organisasi bisnis secara menyeluruh dan konsisten maka akan sangat manjur untuk mencapai satu performance yang terbaik. Bisa kita bayangkan apabila tidak ada unit ini, ibarat satu negara tanpa polisi, dimana semua bisa bekerja dengan sekehendak hatinya, tanpa standard kualitas  pekerjaan, tanpa rencana kualitas yang akan dicapai dan tanpa prosedur perbaikannya. Peranan QA dalam Perbankan Dalam perbankan, Quality Assurance Unit akan membantu pihak bisnis mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas proses bisnis melalui: mitigasi resiko dan control dan proses tata kelola, menjadi Mitra pihak bisnis dalam mengembangkan bisnis secara berkelanjutan, membantu pihak bisnis untuk lebih siap di AUDIT setiap saat,  bertindak sebagai co-reviewer proses bisnis baru. Pentingnya pembentukan team QA dalam Perbankan Karena cukup besar peranan QA dalam membantu pihak bisnis di perbankan, maka pembentukan Quality Assurance Unit  sangat penting, yaitu untuk memastikan bahwa kualitas, kepatuhan dan kontrol tidak terganggu dalam pelaksanaan pekerjaan day to day. Berikut ini adalah langkah-langkah yang digunakan dalam monitoring QA: 1. Melaksanakan dokumentasi dan membuat catatan mutu : o    Manual Mutu o    Rencana Mutu o    Prosedur Perbaikan o    Catatan Mutu 2. Melakukan Audit (Internal dan Eksternal),  menguji implementasi dan efektivitas program peningkatan mutu dan ketaatan pada standar yang telah ditetapkan Untuk itu dalam pelaksanaanya diperlukan tim yang berdedikasi untuk hal tersebut agar dapat : 1.    Mengantisipasi peningkatan tekanan dari regulator (Bank Indonesia) 2.    Menyelaraskan dengan berjalan dan meningkatkan Internal Audit yang dilakukan oleh SKAI 3.    mengevaluasi proses bisnis, dan merekomendasikan perbaikannya Kendala Yang dihadapi Quality Assurance Unit Di dalam melakukan tugasnya team QA banyak berhubungan dengan unit-unit bisnis yang lain. Standar Mutu yang dtelah diterapkan melibatkan seluruh unit kerja di dalam bank. Apabila standard mutu hanya diterapkan di satu atau dua unit kerja saja maka tidak akan terjadi impact yang berarti terhadap performance organisasi bank. Jadi harus semua unit kerja menerapkan standard mutu  yang dikeluarkan  dan disepakati oleh QA dan unit bisnis. Oleh karena itu team QA juga bertanggung jawab mensosialisasikan standard mutu ini di semua unit sehingga setiap orang dalam organisasi bank memiliki pengertian yang sama dan concern yang  sama. Oleh karena itu salah satu keberhasilan dari team QA dapat diukur dari besarnya dukungan dan kontribusi dari setiap unit organisasi dalam usaha meningkatkan mutu di unitnya. Perlu diakui bersama bahwa kesulitan yang terbesar di dalam melaksanakan kegiatan peningkatan mutu perusahaan   adalah untuk menyamakan persepsi dan kesadaran dari semua anggota organisasi perusahaan mengenai peningkatan mutu. Menurut Bernhard Sumbayak, founder Vibizconsulting, acapkali dalam prakteknya Quality Assurance unit akan berbenturan dengan bagian-bagian yang lain. Hal ini disebabkan karena QA unit akan mengelola kualitas bagian-bagian yang terkait, tetapi bagian-bagian  yang dikelola QA nya sering merasa hal ini hanya menambah pekerjaan yang sudah menumpuk dan sering dianggap tidak terkait dengan performance individu atau groupnya. Sehingga dampaknya adalah terjadi resistance atau kalau secara halus “ogah-ogahan” melaksanakannya dari bagian-bagian tersebut. Untuk itu perlu upaya dari management untuk menyadarkan bahwa kalau QA berjalan di dalam “long term” hal ini akan membuat perusahaan maupun individu yang ada dalam perusahaan akan menikmati keuntungan juga, baik secara financial maupun non financial. Sosialisasi QA oleh pihak manajemen tidak bisa dilakukan satu atau dua kali kepada bagian-bagian terkait. Tetapi harus konsisten dilakukan sampai  kesadaran untuk meningkatkan QA di masing-masing unit  terbentuk dan menjadi budaya. (FA/IC/vbm)